Immer Probleme mit Nebenkostenabrechnungen

Probleme mit Nebenkostenabrechnungen

Ich habe noch keine 100% korrekte Nebenkostenabrechnung gesehen, über die sich nicht zumindest im Ansatz streiten ließe. In den letzten 25 Jahren habe ich sowohl auf Vermieter- als auch auf Mieterseite etliche Nebenkostenabrechnungen geprüft und dabei bis zu 6-stellige Euro-Differenzen aufgedeckt (siehe auch die ähnlichen Erfahrungen eines Sachverständigen unter http://www.mietnebenkosten.com).
Hier aus meiner Erfahrung die am häufigsten vorkommenden Probleme:

– Hausmeister

Der Hausmeister oder Hauswart hat oft vielfältige Aufgaben. Meistens werden von seiner Gesamttätigkeit nicht nur umlagefähige Kosten (wie Kontroll-, Reinigungs-, Pflege- und Bedientätigkeiten) abgedeckt. Man sollte deshalb den Preis und Umfang seiner Tätigkeiten vertraglich sauber regeln und im Vertrag nur umlagefähige Tätigkeiten aufführen. Bis zu 0,50 EUR pro qm dürften als Kosten kein Problem darstellen. Separat kann man dann noch einen weiteren Vertrag über nicht umlagefähige Tätigkeiten vereinbaren – selbstverständlich mit einem separaten Preis. Schwer angreifbar dürfte es sein, wenn dieser sehr niedrig bemessen ist.

– Doppelte Abrechnung

Vielfach werden Positionen unzulässig doppelt abgerechnet, z.B. wenn ein Hausmeister die Gartenpflege mit übernimmt, aber gleichzeitig Gärtnerkosten umgelegt werden sollen.

– Heizkosten

Falls der Mieter nicht direkt mit dem Versorger abrechnet (z.B. die Regel bei Gasthermen in Etagenwohnungen), müssen die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung umgelegt werden. Dafür wird häufig ein erfahrener Dienstleister beauftragt. Der liest dann gleichzeitig die Werte der Verbrauchserfassungsgeräte ab. Die Flächendaten werden ihm vom Eigentümer gemeldet und in der Regel nicht überprüft. Vertrauen Sie nicht allein dem professionellen Schein dieser Abrechnungen, sondern plausibilisieren Sie zunächst, indem Sie die Kosten mit dem Vorjahr oder mit ähnlich großen Wohnungen in vergleichbaren Häusern vergleichen und prüfen Sie, ob sich der angegebene Verbrauch alleine auf ihre Mietflächen bezieht.
Problematisch wird es häufig bei gemischt genutzten Gebäuden, das heißt, wo es Wohnungen und gewerblich genutzte Bereiche gibt. Wenn Sie in einem solchen Objekt wohnen und nach Heizkostenverordnung abgerechnet wird, sollten Sie besonders sensibel sein. So gibt es eventuell eine unterschiedliche Kellernutzung, unterschiedliche Raumhöhen, fehlende oder fehlerhafte Vorverteilungen.

Heizkostenverordnung

Laut Heizkostenverordnung sind mindestens 50% und höchstens 70% der Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage nach erfasstem Verbrauch abzurechnen. Der Rest muss nach Wohn-/Nutzfläche aufgeteilt werden. Dies ist den Fixkosten einer solchen Anlage geschuldet, bei denen es nicht auf den Verbrauch ankommt.
Falls sich der Vermieter daran nicht hält oder die Heizkostenabrechnung aus anderen Gründen nicht ordnungsgemäß ist, darf der Mieter übrigens 15 % der Heizkosten pauschal in Abzug bringen.

– Aufteilungsschlüssel

Die häufigsten Aufteilungsschlüssel sind die qm-Zahl und die Anzahl der Wohneinheiten. Auch die Personenzahl wird häufig verwandt. Immer wieder trifft man bei Eigentumswohnungen die Aufteilung nach Eigentumsanteilen an. Selbstverständlich wird Wasser häufig nach Verbrauch abgerechnet. Viele Schlüssel haben ihre Berechtigung, nur müssen sie auch mietvertraglich vereinbart sein. Ansonsten greift die gesetzliche Regelung der Aufteilung nach qm Wohnfläche. Grundsätzlich kann es immer Ungerechtigkeiten und damit Diskussion geben. Am Besten fährt man als Vermieter bei den meisten Betriebskostenarten in der Regel mit der Umlage nach qm Wohnfläche, die nur einmal ermittelt bzw. festgelegt werden muss. Bei unterschiedlichen Raumhöhen sollte allerdings nach Volumen abgerechnet werden, um die Vergleichbarkeit herzustellen.

Vorsicht sollten Sie als Mieter walten lassen, wenn Schlüssel einfach von Jahr zu Jahr verändert werden. Ich kann mich an ein Objekt erinnern, das jährlich größer und wieder kleiner wurde. Mal wurden Flächen hinzugerechnet, weil sie zusätzlich vermietet wurden. Später blieben sie unvermietet und wurden wieder entfernt. Das geht natürlich nicht. Es wird aber von einigen Vermietern versucht, so den Leerstand – also sich selbst – nicht mit Nebenkosten zu belasten.
Vorsicht als Vermieter bei der Umlage nach Personen. Als Vermieter müssen Sie dann genau nachhalten, wie viele Personen jeweils dort wohnen und bei Geburten, Sterbefällen oder normalen Mieterwechseln kompliziert die jeweiligen Personenmonate berechnen.

– Verwaltungskosten

Verwaltungskosten haben bei Wohnungsvermietung in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen. Die meisten WEG Verwalter teilen deshalb die Kosten auch auf in Betriebskosten, die auf den Mieter umlegbar sind und in Kosten, die vom Eigentümer zu tragen sind. Wichtig: manche Vermieter von Eigentumswohnungen vergessen deshalb die Grundsteuer umzulegen, die direkt dem Vermieter berechnet wird und deshalb in der Aufstellung des WEG-Verwalters nicht auftaucht.

– Wartungen und Instandhaltungen

Bei Instandhaltungskosten kommt es auf die Gestaltung des Mietvertrages an. In der Regel trägt der Vermieter die Instandhaltungskosten, es handelt sich jedenfalls nicht um Betriebskosten. Der Vermieter kann aber im Mietvertrag Schönheits- und Kleinreparaturen wirksam auf den Mieter übertragen.
Wartungskosten sind in der Regel vom Mieter zu tragen. Ein Problem stellt häufig der Aufzug dar. Hier werden gerne Vollwartungsverträge abgeschlossen, die – ohne dass dies aus dem Namen erkenntlich wird – gar keine reinen Wartungsverträge sind, und zumindest zum Großteil Instandhaltung enthalten. Klar, dass die Kosten der Verträge deshalb nur zu einem Bruchteil auf den Mieter umgelegt werden können.
Aber auch andere Rechnungen zu anderen Wartungsarbeiten können Instandhaltungsanteile beinhalten. Dann müssten die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden, die über Pflege, Erhaltung und Kontrolle hinausgehen. Es gibt allerdings einige Grauzonen.

– Belege

Insgesamt kann es daher bei Auffälligkeiten für Mieter ratsam sein, Belege und Verträge beim Vermieter einzusehen bzw. sich Kopien von den Belegen und Verträgen zeigen zu lassen. Es geht nicht darum, böse Absicht zu unterstellen. Viele Vermieter kennen sich selbst nicht besser aus und Fehler kommen überall vor. Der Vermieter darf dem Mieter die Belegkopien übrigens in Rechnung stellen. Bis zu 50 Cent pro Kopie dürften dafür gerechtfertigt sein. Originalbelege müssen Sie nicht versenden. Der Mieter hat übrigens nur eine Wahl zwischen Einsicht oder Zusendung von Kopien.

Resümee

Letztlich kommt es auf ein faires Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter an. Dann werden beide Seiten zufrieden sein.

Vermieter

Als Vermieter kann man das fördern, indem man Abrechnungen z.B. persönlich überbringt und – wichtig – gut erklärt, vor allem wenn Veränderungen eingetreten oder höhere Nachzahlungen zu leisten sind. Vertrauenserweckend ist es auch, wenn man als Vermieter die Miethöhe nicht total ausreizt und die Nebenkostenvorauszahlungen von Vorneherein realistisch ansetzt, so dass der Mieter in der Regel Rückzahlungen erhält und nicht hohe Nachzahlungen leisten muss.

Mieter

Als Mieter sollte man bei schwerwiegenden Fehlern oder relevanten eindeutigen Sachverhalten einer Benachteiligung einschreiten, ansonsten sollte man auf die Gesamtzufriedenheit schauen. Wer sich zu pingelig anstellt, wird auch demnächst vom Vermieter pingelig behandelt werden.
Bei Meinungsverschiedenheiten habe ich in meiner beruflichen Tätigkeit als professioneller Mieter immer den Weg eines Vergleiches gesucht und so ohne gerichtlichen Streit erhebliche Kosten eingespart; wobei man auch konstatieren muss, dass gerade im gewerblichen Bereich Nebenkostenabrechnungen häufiger – ich denke manchmal sogar bewusst – zu Lasten der Mieter ausgelegt sind und ein nicht zimperliches Einschreiten notwendig machen.